Een dag in het leven van Office & Finance Manager Esther

Als Office & Finance Manager en vrouw van David werk ik nu bijna 3 jaar bij Anyone? (vanaf 2 februari 2015).

Na 7 jaar in het grote Sales apparaat van Sanoma te hebben gewerkt (als Account Manager) en met een baby en zoontje van 1,5 was het tijd voor iets nieuws, maar vooral tijd voor een 3-daagse werkweek. Ik vind het belangrijk om echt tijd door te brengen met onze zoons en ook af en toe op school te helpen. Met een kortere werkweek heb ik de juiste balans gevonden.

In 2015 groeide Anyone? uit het kantoor op de Prinsengracht en toen kon David wel wat hulp gebruiken. Ik had ervaring als Office Manager (door mijn eerste baan in 2003). En bij Sanoma werden mijn organisatorische skills verder ontwikkeld. Ik mocht dus aan de slag als de nieuwe Office Manager bij Anyone?

Er lag meteen een mooie klus; ik kon de verhuizing naar het nieuwe kantoor op het WG Plein coördineren!

Ook de verhuizing naar ons huidige kantoor op de Vliegtuigstraat (2 jaar later) heb ik weer begeleid.

Doordat het bedrijf en de mensen steeds veranderen, verandert mijn rol ook mee. Dat vind ik fijn, want dat houdt het afwisselend! Ik heb daarom het afgelopen jaar bijvoorbeeld een stukje administratie van David overgenomen.

Ik zal kort beschrijven hoe deze maandag 27/11 eruit ziet, maar geen dag is natuurlijk hetzelfde. Het geeft in ieder geval een goed beeld van de veelzijdigheid van mijn werk;

8:30 uur

Ik neem de post mee naar boven. Rita en ik proberen (afhankelijk van het verkeer) vroeg te beginnen op maandag en dinsdag. Ik wil mijn kinderen ’s middags namelijk bijtijds ophalen bij het kinderdagverblijf en op school.
Vandaag ligt er veel administratief werk en zit het maandelijkse creditcardoverzicht bij de post. Ik moet alle facturen bij de afgeschreven bedragen zoeken (als verantwoording van de zakelijke aankopen aan de Belastingdienst).

Alle nieuwe ingekomen facturen zet ik ook klaar bij internetbankieren, zodat David die alleen hoeft te accorderen en de bedragen direct betaald worden.

11.00 uur

Op maandag worden standaard de wekelijkse boodschappen geleverd door AH.nl, die ik de week ervoor besteld heb. Het zijn een hoop kratten en tassen, want er wordt heel wat gegeten en gedronken in een week. Wat écht verslonden wordt hier zijn; bananen, avocado’s, eieren, alle soorten hummus, kipfilet, erwten- en paprikaspread, (mais)rijstwafels, sla en gegrilde groenten zoals courgette en aubergine. We eten duidelijk erg gezond! Behalve bij de vrijmibo, haha! (ja er wordt ook veel drank en chips besteld)

Op dinsdag en donderdagochtend (mijn andere werkdagen) rij ik altijd eerst langs Albert Heijn voor vers brood. En op donderdag haal ik vaak de ingrediënten voor de verse vegetarische soep, die Stephanie en Mickey bijna wekelijks voor ons maken.

Helaas is dat gezonde eten in deze tijd van het jaar niet voldoende, want er zijn veel zieken.

Ik krijg vandaag weer twee ziekmeldingen door en dat moet ik registreren in de online Verzuimdesk van onze verzekeraar.

Verder houd ik een overzicht van de opgenomen vakantiedagen bij. Die moet ik vandaag ook bijwerken, want ik heb een mail gekregen van een collega over een vakantie die ze ingepland heeft.

Ik trek tussendoor snel de keuken strak (; verse producten checken op houdbaarheid, de vaatwasser in en uit ruimen, lege flessen in de krat etc) en ik maak de toiletten nog een keer extra schoon. Dat vind ik belangrijk, omdat we veel gasten over de vloer krijgen.

12:30 uur

Rond half één dekken we meestal de tafel. Vandaag zijn we met een klein clubje (12 man). De lange tafel komt toch weer gezellig vol te zitten (de foto is van een andere lunch ;-))!

Daarna probeer ik mijn werk weer op te pakken, maar dan krijg ik onder andere de vraag of ik voor het einde van middag nog een camera bij Budgetcam voor een productie wil reserveren. En ik krijg een telefoontje van een klant over de facturatie. Gelukkig zijn er ook regelmatig ad hoc zaken zoals deze!